Wie man eine erfolgreiche 3PL-Implementierung sicherstellt
Unter Third-Party-Logistik (3PL) versteht man die Auslagerung von Logistikdienstleistungen an einen spezialisierten Drittanbieter. Zu diesen Dienstleistungen können Lagerhaltung, Transport, Bestandsverwaltung und Spedition gehören. Durch die Zusammenarbeit mit einem 3PL-Anbieter können Unternehmen die Komplexität der Logistik auslagern und sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
In den letzten Jahrzehnten hat sich die 3PL-Branche erheblich weiterentwickelt und bietet Unternehmen aus verschiedenen Branchen eine breite Palette von Logistikdienstleistungen an. Speziell bei der Lagerhaltung kann der Betrieb eines eigenen Lagers teuer und schwierig sein, weshalb sich viele Unternehmen dafür entscheiden, diese Dienstleistungen einem 3PL-Anbieter zu überlassen. Die Integration des Lagerbetriebs mit einem 3PL-Anbieter bietet mehrere Vorteile für das Lieferkettenmanagement, wie Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen, flexible Arbeitskräfte, Skalierbarkeit, Zugang zu spezialisiertem Fachwissen und verbesserter Kundenservice. Um diese Verbesserungen zu erreichen, muss unbedingt der richtige Partner ausgewählt werden.
Bei der Inanspruchnahme eines 3PL ist der Prozess der Auswahl und Implementierung Ihres Partners von zentraler Bedeutung, kann aber für Unternehmen eine entmutigende Aufgabe sein. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass eine fokussierte interne oder externe Gruppe den Auswahl- und Integrationsprozess vorantreibt. In Situationen, in denen die internen Ressourcen begrenzt sind oder die Zeit knapp ist, kann die Nutzung von externem Fachwissen ein optimaler Weg nach vorne sein. Bei Establish folgen wir einem detaillierten 5-Schritte-Ansatz bei der Auswahl und Integration eines neuen 3PL-Anbieters. Lesen Sie hier mehr über unsere 3PL-Beratungsdienste.
Definition der operativen Ziele und Anforderungen: Verstehen Sie Ihre Geschäftsziele und organisatorischen Anforderungen. Was wollen Sie mit der 3PL-Integration erreichen?
Auswahl und Bewertung von Partnern: Die Wahl des richtigen 3PL-Partners ist entscheidend. Was sind die entscheidenden Kriterien? (Kosten, Erfahrung, Kultur?)
Abbildung von Integrationspunkten für Systeme und Daten: Bringen Sie Ihre bestehenden Systeme nahtlos mit der Infrastruktur des 3PL-Anbieters in Einklang. Integrationspunkte sind wichtig.
Übergangsmanagement + Go-Live: Reibungslose Durchführung des Übergangs. Minimieren Sie Unterbrechungen während der kritischen Go-Live-Phase.
Kontinuierliches Management + kontinuierliche Verbesserung: Nachhaltiger Erfolg erfordert ein initiatives Management und kontinuierliche Verbesserungen.
In einem anderen Blogpost(How to Choose the Right 3PL Partner - Establish Inc.) sprachen wir über die Bedeutung der Definition betrieblicher Ziele und Anforderungen (Schritt 1) und die Notwendigkeit einer gründlichen Partnerauswahl und -bewertung (Schritt 2). Während die Auswahl des richtigen Partners wichtig ist, ist der Integrations- und Go-Live-Prozess entscheidend für den Erfolg. In diesem Blogpost werden wir die letzten drei Schritte in den Mittelpunkt stellen.
Schritt 3: Abbildung der Integrationspunkte für Systeme und Daten
Nachdem die Auswahl des 3PL-Partners abgeschlossen und der Vertrag vergeben wurde, ist es an der Zeit, mit der Implementierung zu beginnen. Ein Aspekt des Übergangs ist die Gestaltung der Systemintegration. Im Rahmen des kollaborativen Designprozesses arbeiten die Unternehmen zusammen, um nahtlose Verbindungen zwischen ihren Systemen herzustellen. Die Unterstützung durch Drittanbieter hilft dabei, den Projektfokus beizubehalten, Best Practices einzubringen, die Geschäftsanforderungen zwischen Ihnen und dem 3PL abzustimmen, anstatt die bestehenden Systeme komplett neu zu gestalten, und einen effizienten Zeitplan für die Integration einzuhalten, indem interne Ressourcen effektiv verwaltet werden. Die Systemintegration läuft in der Regel wie folgt ab:
Entwerfen von Datenflüssen: Die Teams legen fest, wie Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden. Dazu gehören die Identifizierung von Datenquellen, Umwandlungspunkten und Zielorten. Zu den Überlegungen gehören Datenaustausch in Echtzeit, Stapelverarbeitung und Datensynchronisierung. In der Regel muss eine Entscheidung zwischen EDI, API oder einer eher manuellen Integration getroffen werden.
Operative Verfahren: Die Mitarbeiter legen operative Verfahren für den Umgang mit Daten fest. Dazu gehören Datenvalidierung, Fehlerbehandlung und Ausnahmemanagement. Die Standardisierung der Verfahren gewährleistet Konsistenz und Zuverlässigkeit.
Workflow-Übergaben: Workflow-Übergaben finden statt, wenn ein System seine Aufgabe abgeschlossen hat und die relevanten Daten an das nächste System weitergibt. Eine klare Dokumentation und Kommunikation sind unerlässlich, um Engpässe oder Datenverluste bei der Übergabe zu vermeiden.
Integration von Berichten: Berichterstattungssysteme brauchen Zugang zu relevanten Daten. Integrationen sorgen dafür, dass Reporting-Tools Daten aus verschiedenen Quellen abrufen können. Maßgeschneiderte Berichte, Dashboards und Analysen verbessern die Entscheidungsfindung.
Anpassung an die bestehende Infrastruktur: Unternehmen passen Integrationen an ihre bestehende Technologie an. Dazu gehört die Bewertung von Kompatibilität, Sicherheit und Skalierbarkeit. Bestehende Systeme benötigen möglicherweise zusätzliche Konnektoren oder Middleware für eine nahtlose Integration.
Indem sie diese Aspekte gemeinsam angehen, schaffen Unternehmen robuste End-to-End-Verbindungen, die die Effizienz steigern und den Geschäftserfolg fördern.
Schritt 4: Übergangsmanagement
Während die Systemintegration ein wichtiger Meilenstein im 3PL-Integrationsprozess ist, ist es wichtig, den operativen und physischen Übergang mit dem neuen Partner zu planen und zu verwalten. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, ist es wichtig, sich auf die folgenden Bereiche zu konzentrieren:
Stufenweiser Ansatz: Bei größeren Implementierungen (mehrere Standorte, Geschäftseinheiten oder Vertriebskanäle) ist es wichtig, die Vorteile einer schrittweisen Einführung zu berücksichtigen . Indem sie die Implementierung in überschaubare Phasen unterteilen, verringern Unternehmen das Risiko großflächiger Störungen. Bei Implementierungen an mehreren Standorten kann beispielsweise für jedes Lager, jeden Partner oder jede Region ein spezifisches und unterschiedliches Go-Live-Datum festgelegt werden. Jede Region wird zu einem Testgebiet, das Anpassungen vor der vollständigen Einführung ermöglicht. Darüber hinaus bieten schrittweise Einführungen wertvolle Erkenntnisse. Unternehmen lernen von den ersten Anwendern, verfeinern ihre Prozesse und passen sich an regionale Besonderheiten an. Außerdem gewährleistet die Konzentration auf jeweils eine Region eine effiziente Ressourcenzuweisung und verhindert eine Überlastung von Personal, Infrastruktur und Supportsystemen.
Kommunikation und Schulung: Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Erstellung eines Plans für Kommunikation, Schulung und Tests. Eine transparente Kommunikation mit den Beteiligten ist entscheidend. Informieren Sie Mitarbeiter, Kunden und Partner über die bevorstehenden Änderungen, den Zeitplan und die zu erwartenden Auswirkungen unter Berücksichtigung vertraglicher Vereinbarungen und betrieblicher Erwägungen. Anschließend ist es wichtig, die betroffenen Teams umfassend zu schulen. Gehen Sie auf ihre Bedenken ein und stellen Sie sicher, dass sie die neuen Systeme sicher nutzen können, und bieten Sie während der Umstellung kontinuierliche Unterstützung an. Aus System- und Betriebssicht empfiehlt es sich, bestehende und neue Systeme parallel zu betreiben, so wie es auch bei ausscheidenden und eintretenden Partnern der Fall ist. Dies minimiert Unterbrechungen und ermöglicht schrittweise Anpassungen.
Ausstiegsstrategie: Wenn es bestehende 3PL-Partner gibt, die ihr Geschäft verlieren, kann es eine Herausforderung sein, den Übergang von ihnen effektiv zu managen, aber es gibt Strategien, um sie in dieser kritischen Phase zu halten. In erster Linie ist eine rechtzeitige und klare Kommunikation wichtig. Während des gesamten Prozesses sollten regelmäßige Kontaktpunkte und Kontrollpunkte eingehalten werden. Es ist äußerst wichtig, die Erwartungen - sowohl in rechtlicher als auch in betrieblicher Hinsicht - abzustimmen. Genau definierte Anweisungen und eine gründliche Dokumentation erleichtern einen professionellen Übergang. Darüber hinaus ist es wichtig, die Kosten und Systeme im Auge zu behalten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. In Anbetracht der Komplexität dieser Aufgabe ist es oft ratsam, Besuche vor Ort durchzuführen, um die Erwartungen zu steuern und einen umfassenden Überblick über die derzeitige Situation zu gewinnen.
Proaktiv sein: Bei der Navigation durch die Komplexität einer 3PL-Integration und -Umstellung ist es wichtig, so proaktiv wie möglich zu sein. Bewährte Praktiken bestehen darin, in jeder Region oder Gruppe Change Champions zu ernennen - sie befürworten und fördern die Übernahme, gehen auf Widerstände ein und fördern eine positive Einstellung. Auf diese Weise wird eine Feedback-Schleife eingerichtet, um die Erfahrungen der Benutzer zu erfassen und Schmerzpunkte zu identifizieren. Proaktives Management bedeutet, dass Probleme umgehend angegangen werden, daher ist es wichtig, die richtigen Foren einzurichten, um diese Stimmen zu hören. Die Einrichtung eines neuen Lagers ist mit Herausforderungen und Pannen verbunden. Daher ist es wichtig, diese vorauszusehen und Engpässe, technische Pannen und unvorhergesehene Hindernisse proaktiv anzugehen, um die kontinuierliche Verbesserung von Anfang an zu gewährleisten.
Schritt 5: Fortlaufendes Management und kontinuierliche Optimierung
Die Reise endet nicht mit dem Go-Live-Ereignis, sondern erstreckt sich auch auf die Zeit nach der Implementierung. Zunächst ist es wichtig, die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Optimierung nach der ersten Einführung zu erklären. Dies beinhaltet eine fortlaufende Bewertung, Optimierung und eine Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung. Eine in der Branche bewährte Praxis ist die Verwendung eines Issue-Tracker-Meetings, um offene Punkte, die weiterverfolgt werden müssen, zu verfolgen. Nach der Inbetriebnahme werden viele zusätzliche Ideen und Änderungswünsche auftauchen, um den Betrieb zu verbessern und den Umfang zu erweitern; es ist wichtig, diese zu erfassen und richtig zu priorisieren.
Sobald ein stabiler Zustand erreicht ist, ist es auch wichtig, Governance-Modelle zu diskutieren, KPIs zu verfolgen und die Leistung zu überwachen. Diese KPIs werden oft im Service Level Agreement (SLA) definiert und fassen die Leistung der ausgehenden Operationen, der eingehenden Operationen und der Bestandsgenauigkeit zusammen. Es ist auch wichtig, sich die Zeit zu nehmen, die 3PL-Rechnungen zu prüfen und ihre Richtigkeit sicherzustellen. So lässt sich überprüfen, ob die korrekten Tarife in Rechnung gestellt werden und ob das Betriebsvolumen korrekt ist. Gelegentlich können systematische Fehler bei der Rechnungsstellung übersehen werden.
Letztendlich ist es die Aufgabe des 3PL, eine effektive Lösung für Ihr Unternehmen zu liefern, aber Sie können dazu beitragen, eine erfolgreiche Integration zu erleichtern und eine kontinuierliche Verbesserung zu fördern, indem Sie einen Beratungspartner wie Establish hinzuziehen, der sicherstellt, dass Sie die richtigen Schritte unternehmen und eine effektive Struktur für die Zeit nach dem Go-Live einrichten.
In diesem Blogpost haben wir die entscheidenden Schritte untersucht, die für eine nahtlose 3PL-Integration notwendig sind. Indem Sie mit einem Beratungsunternehmen wie Establish zusammenarbeiten, können Sie Ihre operativen Ziele und Anforderungen strategisch ausrichten und so eine erfolgreiche Einführung und laufende Optimierung sicherstellen. Denken Sie daran, dass es bei einer erfolgreichen 3PL-Integration nicht nur um Technologie geht - es geht um Menschen, Prozesse und Zusammenarbeit. Mit dem richtigen Ansatz können Sie Effizienzgewinne, Kosteneinsparungen und eine höhere Kundenzufriedenheit erzielen. Lesen Sie hier mehr über unsere 3PL-Beratungsdienste.