Einstellung des optimalen Sicherheitsbestandes

Der Sicherheitsbestand dient dazu, unvorhergesehene Angebots- und Nachfrageschwankungen aufzufangen, und er ist für die Aufrechterhaltung eines hohen Kundendienstniveaus unerlässlich. Der Sicherheitsbestand kann aber auch ein erheblicher Kostentreiber sein.

In diesem Papier wird erörtert, wie die Sicherheitsbestände optimiert werden können, indem die Kosten für die Lagerhaltung mit den Kosten für Umsatzeinbußen aufgrund von Fehlbeständen abgeglichen werden.

Einstellung des Sicherheitsbestandes

In einer idealen Welt wären Sie in der Lage, einen 100-prozentigen Kundenservice zu bieten. Dies ist natürlich unrealistisch, da dafür ein großer Lagerbestand erforderlich wäre. Die Kosten für die Lagerhaltung und -verwaltung wären extrem hoch, und die Abschreibungskosten für Produkte, die ablaufen oder veraltet sind, würden außer Kontrolle geraten.

Bei der Festlegung optimaler Sicherheitsbestände gilt es, die Kosten für die Lieferung und das Halten zusätzlicher Bestände gegen die Kosten für die Nichtbefriedigung der Nachfrage abzuwägen - eine schwierige Aufgabe, die sich jedoch erheblich auf Ihr Endergebnis auswirken wird.

Gemeinsame Lösungen für die Festlegung eines optimalen Sicherheitsbestandes

Obwohl es wichtig ist, einen korrekten Sicherheitsbestand festzulegen, tun dies viele Unternehmen nur unzureichend - sie verlassen sich auf vereinfachende Methoden wie eine pauschale Anzahl von Deckungstagen oder eine feste Menge an Beständen. Einige haben überhaupt keinen Sicherheitsbestand.

Andere Unternehmen haben einen etwas ausgefeilteren Ansatz gewählt, bei dem ein bestimmtes Serviceniveau festgelegt wird und Lieferfristen und/oder Prognosefehler berücksichtigt werden (siehe unten).

Sicherheitsbestand = Service Level x 1,25 x MAD* x SQRT Vorlaufzeit

*MAD: Mittlere absolute Abweichung (Maß für die Prognosegenauigkeit)

Leider maximiert keine dieser Methoden den Wert Ihres Sicherheitsbestands für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden. Um besser zu verstehen, wie wir den Sicherheitsbestand optimieren können, müssen wir die tatsächlichen Kosten für die Haltung und Lieferung des zusätzlichen Bestands gegenüber den Risiken und Kosten von Umsatzeinbußen abwägen.

Kosten im Zusammenhang mit dem Halten von Aktien

Zunächst müssen wir die verschiedenen Kostenelemente im Zusammenhang mit dem Lagerbestand ermitteln:   

• Fehlmengenkosten - die Kosten für Umsatzeinbußen aufgrund von Lieferengpässen

• Kosten für den Sicherheitsbestand - Kosten für das Halten des Sicherheitsbestandes

• Kosten für den zyklischen Bestand - die Kosten für das Halten zusätzlicher Bestände (über den Sicherheitsbestand hinaus)   

• Feste Auftragskosten - die Kosten für die Erteilung eines Lieferauftrags

Die Summe dieser Kosten sind die "Gesamtbestandskosten", die es zu minimieren gilt. Zu diesem Zweck müssen wir ein optimales Gleichgewicht zwischen den Kosten für entgangene Verkäufe und den Kosten für die Lagerhaltung finden, um dies zu verhindern.

1) Kosten der Verknappung

Die Kosten des Mangels sind die Kosten eines verlorenen Verkaufs. Es ist oft schwierig, einen genauen Dollarbetrag für einen entgangenen Verkauf zu bestimmen, aber es lässt sich nicht leugnen, dass es sich dabei um sehr reale Kosten handelt. Die Berechnung der Fehlmengenkosten umfasst drei Komponenten:

• Fehlmenge (verpasste Nachfrage)

• Fehlmengenkosten pro Einheit   

• "Faktor Umsatzverlust"

Knappheit Menge

Bei der Betrachtung der entgangenen Umsätze ist es wichtig, die geschätzte Anzahl der Einheiten zu ermitteln, die nicht erfüllt werden können. Ein Servicegrad von 95 % bedeutet, dass ein Unternehmen 5 % der prognostizierten Nachfrage nicht erfüllen kann.

Fehlmengenkosten pro Einheit

Wir müssen uns auch die Fehlmengenkosten pro Einheit ansehen. Je nach Unternehmen und je nachdem, ob Sie die Fehlmengenkosten auf der Ebene der Fertigerzeugnisse oder der Halbfertigerzeugnisse berechnen, gibt es unterschiedliche Methoden zur Berechnung der Fehlmengenkosten.

Bei Fertigerzeugnissen ist es darüber hinaus wichtig zu wissen, ob eine "entgangene Nachfrage" zu a) einem Auftragsrückstand, b) einem entgangenen Verkauf oder c) einem verlorenen Kunden führt. Die Fehlmengenkosten können auf der Bruttomarge (Preis-Kosten), auf den Produktkosten oder auf festen Kosten basieren.

"Faktor Umsatzverlust"

Die letzte Komponente bei der Berechnung der Fehlmengenkosten ist der "Faktor für entgangene Umsätze". Dabei handelt es sich um einen subjektiven Faktor, der zur Anpassung der Gesamtkosten verwendet wird und die immateriellen Auswirkungen des entgangenen Verkaufs berücksichtigt.

Beispielsweise könnte der Faktor für entgangene Umsätze in einer Situation, in der ein Kunde voraussichtlich einige Tage warten wird, bevor er zu einem Wettbewerber geht, zwischen null und eins liegen. Geht hingegen ein Verkauf verloren und sind weitere Folgen wie künftige Umsatzeinbußen oder Vertragsstrafen zu erwarten, würde der Faktor für entgangene Umsätze über eins liegen.

Je höher der Faktor ist, desto größer sind die negativen Auswirkungen eines Verkaufsverlustes, und wir haben schließlich höhere Service- und Sicherheitsbestände.

Die Festlegung des richtigen Wertes erfordert in der Regel Diskussionen in Workshops. Der kritische Punkt, den man hier erkennen muss, ist, dass mit dem Verlust eines Verkaufs Kosten verbunden sind, die bei der Festlegung des optimalen Sicherheitsbestandes berücksichtigt werden müssen.

2) Kosten des Sicherheitsbestandes

Die Kostenkomponente für den Sicherheitsbestand sind die Kosten für das Halten des Sicherheitsbestandes:

Produktkosten x Zinssatz x Sicherheitsbestandsmenge

Die Herausforderung besteht darin, die Menge des Sicherheitsbestands zu bestimmen. Dies wird von mehreren Faktoren beeinflusst:

Veränderung der Nachfrage

Je stärker die Nachfrage schwankt, desto mehr Sicherheitsbestand wird benötigt. Wir können die Nachfrageschwankungen auf zwei Arten messen: 1) tatsächliche Nachfrage gegenüber der durchschnittlichen Nachfrage ODER 2) tatsächliche Nachfrage gegenüber der prognostizierten Nachfrage (Prognosefehler).

Vorlaufzeit der Lieferung

Längere Lieferfristen erfordern längere Prognosehorizonte. Ein längerer Prognosehorizont bedeutet mehr Ungewissheit und daher einen höheren Sicherheitsbestand.

Anzahl der Aufträge pro Jahr

Dieser Faktor bezieht sich auf die Anzahl der Aufträge, die zur Lieferung der benötigten Waren erteilt werden. Eine größere Anzahl von Bestellungen ermöglicht eine Verringerung des zyklischen Bestands, bedeutet aber auch, dass der Bestand häufiger in die Nähe des Sicherheitsbestands kommt und daher ein höherer Sicherheitsbestand erforderlich wäre (siehe unten).

Genauigkeit der Lieferfristen

Für die Angebotsseite gilt die gleiche Logik wie für die Nachfrageseite (Nachfrageschwankungen/Vorhersagegenauigkeit). Wenn ein Lieferant manchmal in 5 Wochen und manchmal in 8 Wochen liefert, müssen Sie dieser Unsicherheit Rechnung tragen. Und je größer die Unsicherheit, desto größer der Sicherheitsbestand.

Dienstniveau

Und nicht zuletzt ist der Sicherheitsbestand umso höher, je höher das angestrebte Serviceniveau ist. Wenn Sie das Ziel haben, 98 % aller Aufträge zu erfüllen, benötigen Sie einen höheren Sicherheitsbestand als wenn Sie sich mit 90 % zufrieden geben.

3) Zyklusbedingte Lagerkosten

Die Kosten für den zyklischen Bestand sind die Kosten für das Halten des Bestands, der kein Sicherheitsbestand ist:

Produktkosten x Zinssatz x Zyklusbestandsmenge

Bei der Betrachtung der Kosten der Lagerhaltung geht es nicht nur um die Kapitalkosten. Wir müssen auch die Kosten berücksichtigen, die mit der Verwaltung der Bestände verbunden sind. Diese können in den von uns verwendeten Zinssatz einbezogen werden.

Der Zyklusbestand ist unser durchschnittlicher Lagerbestand ohne Sicherheitsbestand während des Jahres. Ein einfacher Weg, dies zu bestimmen, ist, den jährlichen Gesamtbedarf durch die Anzahl der Bestellungen in der Periode (Wiederbeschaffungshäufigkeit) zu teilen und durch zwei zu dividieren. Siehe das folgende Diagramm.

4) Feste Auftragskosten

Jedes Mal, wenn Sie einen Nachschubauftrag erteilen (unabhängig davon, ob es sich um einen Fertigungsauftrag, einen Distributionsauftrag oder einen Einkaufsbestellung handelt), fallen Kosten an. Wenn Sie im Laufe eines Jahres 20 statt 5 Aufträge erteilen, fallen die vierfachen festen Auftragskosten an. Es mag schwierig sein, die festen Auftragskosten genau zu bestimmen, aber das Wichtigste ist, dass es sich um Kosten handelt, die berücksichtigt werden müssen.

Optimierung des Sicherheitsbestandes

Bei der Bestimmung des idealen Sicherheitsbestands müssen wir diesen im Zusammenhang mit den Gesamtbestandskosten betrachten, was wiederum darauf hinausläuft, die optimale Mischung aus Servicegrad und Wiederbeschaffungshäufigkeit zu finden (siehe Abbildung unten). Die folgenden Inputs müssen berücksichtigt werden:

• Verkaufspreis und Standardkosten festlegen   

• Definierte Kosten für den Verlust eines Verkaufs

• Veränderung der aktuellen Nachfrage

• Lieferfristen und Abweichungen   

• Jährliche Gesamtnachfrage

• Zinssatz festlegen

Der beste Weg, den Sicherheitsbestand insgesamt zu verbessern, ist die Verringerung der Nachfrageschwankungen sowie der Vorlaufzeiten und Schwankungen bei der Lieferung. Da diese Kennzahlen jedoch zu jedem Zeitpunkt so sind, wie sie sind, müssen wir das optimale Serviceniveau und die Wiederauffüllungshäufigkeit bestimmen.

Mathematisch gesehen haben wir es nun mit einem dreidimensionalen Problem zu tun. Wir wollen die gesamten Bestandskosten (wie oben definiert) minimieren, indem wir zwei Variablen anpassen - die Wiederbeschaffungshäufigkeit und den Servicegrad.

In der obigen Abbildung ist zu sehen, wie die vier Bestandskostenkomponenten mit der Wiederbeschaffungshäufigkeit variieren:

• Der Sicherheitsbestand steigt mit einer höheren Anzahl von Auffüllungen (es wird im Laufe des Jahres mehr Zeiten geben, in denen Sie näher an der Linie des Sicherheitsbestands sind).

• Die Fehlmengenkosten bleiben unabhängig von der Wiederbeschaffungshäufigkeit gleich, da sie in direktem Zusammenhang mit dem Serviceniveau stehen.

• Die zyklischen Lagerkosten sinken mit einer höheren Wiederbeschaffungshäufigkeit. Je häufiger wir einkaufen, desto weniger müssen wir auf Lager halten.

• Die festen Auftragskosten beziehen sich auf jede einzelne Bestellung, d. h. je höher die Wiederbeschaffungsfrequenz (mehr Bestellungen), desto höher die festen Auftragskosten.

Wenn man die Kosten addiert, erhält man eine Gesamtkostenkurve, die zeigt, wie sich die Gesamtbestandskosten mit der Wiederbeschaffungshäufigkeit bei zwei verschiedenen Servicegraden verändern.

Stellt man dieses Problem schließlich als dreidimensionales Diagramm dar, in dem sowohl die Wiederbeschaffungshäufigkeit als auch die Servicelevels Variablen sind, ergibt sich das untenstehende Bild.

Jetzt muss nur noch das Optimum in diesem Diagramm gefunden werden, bei dem die gesamten Bestandskosten (unter Berücksichtigung der Fehlmengenkosten, der Kosten für den zyklischen Bestand, der Kosten für den Sicherheitsbestand und der Kosten für feste Bestellungen) am niedrigsten sind.

Wenn Sie diesen Punkt erreicht haben, haben Sie den perfekten Sicherheitsbestand gefunden, das ideale Gleichgewicht zwischen dem Servicegrad und den Kosten für seine Aufrechterhaltung.

Schlussfolgerung

Die Vorteile einer Optimierung der Sicherheitsbestände sind erheblich. Es bieten sich unmittelbare Möglichkeiten zur Kostensenkung und zur Verbesserung des Kundendienstes. Dennoch leisten die meisten Unternehmen relativ schlechte Arbeit bei der Aufrechterhaltung ihrer Sicherheitsbestände. Die Erfahrung zeigt, dass der häufigste Ansatz für die Festlegung des Sicherheitsbestandes darin besteht, einfach eine bestimmte Anzahl von Tagesvorräten zu verwenden. Dies ist nicht ausreichend.

Falsch festgesetzte Sicherheitsbestände wirken sich direkt negativ auf die Fähigkeit aus, Kunden zu bedienen, und führen dazu, dass zu viele Bestände geführt werden. Dies hat Auswirkungen auf die Kapitalkosten und auf die Lagerverwaltung. Ein überfülltes Lager ist schwieriger und teurer zu führen. Ein zu hoher Lagerbestand bedeutet auch, dass die Wahrscheinlichkeit größer ist, dass Lagerbestände aufgrund von Verfall oder Veralterung abgeschrieben werden müssen.

Die Festlegung der richtigen Sicherheitsbestände ist ein entscheidender Bestandteil der Unternehmens- und Lieferkettenplanung. Es gibt ein großes Potenzial für Unternehmen, die sich die Zeit nehmen, um herauszufinden, was für sie funktioniert.