Kunden-Fallstudie: Beschaffung für schnelldrehende Konsumgüter

Geben Sie mehr aus, als Sie sollten?

Ein führender Konsumgüterhersteller war daran interessiert, seine Einkaufsorganisation zu verbessern und die Kosten zu senken. Die Einkaufsorganisation verwaltete 35 Prozent der eingekauften Ausgaben. Die Einkäufer hatten jedoch unterschiedlich viel Erfahrung und verbrachten einen Großteil ihrer Zeit mit arbeitsintensiven Tätigkeiten. Es gab nur wenige Verträge, wodurch der Hersteller dem Risiko von Liefer- und Preisänderungen ausgesetzt war.

Das Projekt war in zwei Phasen unterteilt. In der ersten Phase wurde eine umfassende Ausgabenanalyse mit einer Beschaffungsbewertung durchgeführt, um Möglichkeiten für potenzielle Einsparungen und die Verbesserung der Beschaffungsfunktion zu ermitteln. In der zweiten Phase sollten die Einsparungen mithilfe bewährter Beschaffungsmethoden umgesetzt und Prozessverbesserungsmaßnahmen durchgeführt werden, um die Effizienz der Einkaufsorganisation zu steigern.

Ausgaben-Analyse

Es wurden Daten über die Einkaufshistorie, die Einkaufsmuster und das Einkaufsverhalten sowie die Verträge und Vereinbarungen mit den Lieferanten gesammelt. Es wurde eine umfassende Analyse durchgeführt, um die jährlichen Ausgaben nach Produktkategorie, Artikelgruppe, Lieferant und Endverbraucherstandort aufzuschlüsseln.

Die Bestellverfahren wurden beobachtet, und es wurden Interviews geführt, um die aktuellen Beschaffungsvorgänge zu erörtern, einschließlich der Bestellverfahren, der Überprüfung der Lieferanten, der Anforderungen an den Kundenservice, der Prognosen und der Bestandsplanung - alles mit dem Interesse, wie jeder einzelne Aspekt den Einkauf beeinflusst.

Auf der Grundlage der Beobachtungen, der Interviews und der Ergebnisse der Ausgabenanalyse wurde ein Benchmarking der Einkaufsorganisation anhand unserer Leitlinien für bewährte Praktiken durchgeführt. Es wurden Verbesserungsmöglichkeiten ermittelt und nach kurz-, mittel- und langfristigen Verbesserungen priorisiert.

Umsetzung

Nachdem die Waren mit der höchsten Priorität ausgewählt worden waren, wurden die aktuellen Preise und Spezifikationen erfasst, um die Ausgangslage für die eingekauften Ausgaben zu verstehen. Da keine Produktspezifikationen vorlagen, wurde eine Informationsanfrage (Request for Information, RFI) an die derzeitigen Lieferanten gerichtet, um die Entwicklung der Ausgangssituation zu unterstützen. Die Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) wurde dann mit den aktuellen Spezifikationen aus der RFI und den vom Hersteller gewünschten zusätzlichen Anforderungen angepasst.

Um die Effektivität einer wettbewerbsorientierten Ausschreibung zu maximieren, wurden alternative Lieferanten ermittelt und eine Ausschreibung durchgeführt. Nachdem die Antworten eingegangen waren, wurden alle Angebote analysiert und zusätzliche Zielpreise erstellt, um maximale Einsparungen zu erzielen. Es wurden weitere Verhandlungsrunden mit den Lieferanten durchgeführt, und die endgültigen Kandidaten wurden dem Hersteller vorgestellt.

Während des gesamten Prozesses, die neuen Lieferanten an Bord zu bringen, moderierte Establish die Diskussionen im Bewertungsteam, um einen Konsens zu erzielen, und bereitete Verhandlungsskripte für die abschließende Verhandlung vor.

Prozessverbesserung

Die meisten Einkäufer waren nicht ausreichend befähigt, Lieferanten zu qualifizieren, Einkaufsspezifikationen festzulegen und Ersatzprodukte oder alternative Lieferanten zu ermitteln. Es wurden Beschaffungsschulungen durchgeführt, um die Kenntnisse der Einkäufer über den Beschaffungsprozess zu verbessern.

Zu den weiteren Maßnahmen zur Prozessverbesserung gehören die Verbesserung der Beziehungen zwischen Einkäufern und Lieferanten, die Bildung logischer Beschaffungsgruppen, die Konsolidierung der Zahl der Lieferanten und die Untersuchung von Rationalisierungs- und Standardisierungsmöglichkeiten.