Fallstudie: 3PL-Audits führen zu Kosteneinsparungen und verbessern die Betriebseffizienz

Hintergrund

Ein nationaler Anbieter von Backwaren und Mehl hat sich vor kurzem mit neuen Drittanbietern (3PL) zusammengetan, um seine Lager- und Abwicklungsprozesse zu unterstützen. Das Unternehmen verfügt über ein breit gefächertes Vertriebsmodell, das sowohl den Groß- und Einzelhandel als auch E-Commerce-Kanäle bedient. Die Partnerschaft mit diesen neuen 3PLs soll das derzeitige Vertriebsnetz vereinfachen und konsolidieren und eine stärkere Konzentration auf die Kerngeschäftsaktivitäten und -initiativen ermöglichen. Jede neue 3PL-Partnerschaft erfordert eine kritische Übergangsphase, die die Dokumentation der Geschäftsanforderungen, die Aushandlung von Verträgen, Systemintegrationen, die Einrichtung von Berichtsrahmen und die Entwicklung von Rechnungsverfahren und -vorlagen umfasst. Bei diesen bedeutenden Unternehmungen und Übergangsfristen kann es leicht passieren, dass Dinge durch die Maschen fallen.

Herausforderung

In Anbetracht der bedeutenden Veränderungen bei der Verlagerung der Geschäftstätigkeit von den etablierten 3PL-Partnern zu den neuen 3PL-Partnern verfügte das Unternehmen nur über minimale Ressourcen, um die Rechnungen für die von den neuen Partnern erbrachten Dienstleistungen zu validieren. Aufgrund der Komplexität der Abläufe und der vielen beteiligten Kostenkomponenten musste sichergestellt werden, dass die monatlichen Rechnungen die korrekten Kosten für die vereinbarten Dienstleistungen widerspiegeln. Um diese Gewissheit zu erlangen, stellte Establish einen strukturierten und gründlichen 3PL-Audit-Prozess zur Verfügung, um die Richtigkeit der 3PL-Lagerrechnungen zu überprüfen.

Unser Ansatz

Unsere 3PL-Berater boten einen umfassenden 3PL-Audit- und 3PL-Verbesserungsdienst an, der Folgendes umfasste:

1. 3PL-Rechnungsvalidierung: Abgleich der monatlichen Rechnungen der 3PLs mit den vertraglich vereinbarten Tarifen zur Bestätigung der korrekten Abrechnung von Dienstleistungen und Tarifen

2. Überprüfung von Zusammenfassungen und detaillierten Rechnungen: Sicherstellen, dass die zusammengefassten Rechnungen mit den vom 3PL bereitgestellten Details und Transaktionsdaten übereinstimmen

3. ERP-Datenvergleich: Extrahieren von Daten zu Ausgangsverkäufen, Beständen, eingehenden Bestellungen und Transportaufträgen aus dem ERP-System des Kunden und Vergleich mit den von 3PL gemeldeten Daten, um etwaige Diskrepanzen bei den in Rechnung gestellten Mengen zu ermitteln

4. Bewertung von Prognosen: Bewertung der Genauigkeit der Prognose unseres Kunden im Vergleich zur tatsächlichen Nachfrage

Erkenntnisse und Lösungen

Durch unseren detaillierten 3PL-Audit- und Validierungsprozess konnten wir mehrere Schlüsselprobleme identifizieren und umsetzbare Lösungen anbieten:

1. Umgang mit Überlastungen

   • Problem: Einer der 3PLs berechnete unserem Kunden die eingehenden Kisten und nicht die eingehenden Paletten, was zu überhöhten Kosten führte.

     Methodik: Anhand der ERP-Eingangsdaten und der Erfassung von Auftrags-, Artikel- und Chargendetails berechneten wir die geschätzten umzuschlagenden Kisten und Paletten und verglichen sie mit den Mengen, die vom Unternehmen in Rechnung gestellt wurden.

     Lösung: Wir haben die Diskrepanz auf einen Betriebsfehler zurückgeführt, bei dem die eingehende Bearbeitung nicht systematisch korrekt erfasst wurde. Unser Eingreifen führte dazu, dass unserem Kunden eine Gutschrift für die überhöhten Gebühren ausgestellt wurde.

2. Nicht vertraglich vereinbarte Gebühren

   • Problem: Ein 3PL verlangte eine Beilagengebühr pro Auftrag, die nicht Bestandteil der vertraglichen Vereinbarung war.

     Methodik: Anhand des Vertrags überprüften wir alle vertraglich vereinbarten Leistungsbereiche und stellten fest, dass eine Einsatzgebühr für projektspezifische Arbeiten vorgesehen war und nicht für jeden Auftrag berechnet werden sollte.

     Die Lösung: Wir stellten fest, dass es sich hierbei um einen systematischen Abrechnungsfehler handelte, und arbeiteten mit dem 3PL zusammen, um sicherzustellen, dass diese Gebühr nur für die projektspezifische Arbeit erhoben wurde, so dass unser Kunde eine Gutschrift für den zu viel berechneten Betrag erhielt.

3. Erweiterung der Lagerfläche

   • Problem: Die Lagerfläche wurde über mehrere Monate hinweg erheblich vergrößert und übertraf die prognostizierte Fläche, was zu erhöhten Lagerkosten führte.

     Die Methodik: Anhand der Bestandsdaten aus dem ERP-System des Kunden berechneten wir eine beträchtliche Anzahl von Artikeln, die nur in geringen Mengen vorrätig waren und/oder nur wenig Platz im Lager beanspruchten. Mit diesen Erkenntnissen haben wir die Standorte dieser Artikel im Lager mit dem 3PL validiert, um die Lagernutzung dieser Standorte zu verstehen.

     Die Lösung: Nach einer Analyse der Lagernutzung arbeiteten wir mit dem 3PL zusammen, um den Platz durch die Implementierung von mehr Halbpalettenplätzen zu optimieren. Dadurch wurde der Platzbedarf reduziert und die Kosteneffizienz verbessert.

4. Überstundenzuschläge

   • Problem: Dem Kunden entstanden hohe Überstundenkosten für die abgehende Auftragsabwicklung.

     Methodik: Anhand der Outbound-Daten des 3PL und der Umsatzprognose des Kunden haben wir die Prognosegenauigkeit überprüft und festgestellt, dass die Überstundenzuschläge des 3PL mit dem Auftragsvolumen übereinstimmten, das die Prognose unseres Kunden übertraf.

     Die Lösung: Wir arbeiteten mit unserem Kunden zusammen, um die Prognosemethode zu verfeinern, indem wir historische Verkaufstrends nutzten, um zukunftsorientierte Prognosen zu erstellen. Durch diese Anpassung wurden die arbeitsbezogenen Überstundenkosten gesenkt.

Ergebnisse und Auswirkungen

• Verbesserung der 3PL-Rechnungsgenauigkeit: Identifizierung und Korrektur systematischer Abrechnungsfehler, was zu erheblichen Kostenrückerstattungen führte.

• 3PL-Effizienzsteigerungen im Betrieb: Optimierte Lagernutzung zur Reduzierung unnötiger Kosten.

• 3PL-Kosteneinsparungen: Sicherstellung von Gutschriften für überhöhte Gebühren und Beseitigung ungerechtfertigter Gebühren.

• Verbesserte Prognosen: Verbesserte Genauigkeit bei der Bedarfsplanung, Reduzierung der zukünftigen Überstundenkosten.

Schlussfolgerung

Durch die Implementierung unseres strengen 3PL-Rechnungsprüfungs- und -Validierungsprozesses halfen wir unserem Kunden, eine korrekte Rechnungsstellung zu gewährleisten, seine 3PL-Lagerabläufe zu optimieren und die finanzielle Übersicht über seine 3PL-Kosten zu verbessern. Dieser Auftrag unterstreicht die Bedeutung einer kontinuierlichen 3PL-Verbesserung durch laufende 3PL-Audits und operative Datenvalidierung als Schlüsselkomponenten für Kostenmanagement und Effizienz in der Lieferkette.